Nieuws over management, organisatie en economie

20 oktober 2023

Congres organiseren: hoe en waarom? 

Wie in het bedrijfsleven actief is, heeft vast weleens van het woord ‘congres’ gehoord. Sterker nog: de kans is groot dat je er zelf al een heel aantal hebt bezocht. Misschien heb je er zelfs al eens één georganiseerd. Het woord ‘congres’ klinkt altijd een beetje spannend. Alsof er iets heel bijzonders staat te gebeuren. Stiekem is dat natuurlijk ook zo. Een congres kan ongelooflijk veel te bieden hebben. Zeker als het jouw interessegebied of een onderwerp binnen jouw bedrijf betreft. 

Fijn om te bezoeken dus. Het levert je veel op. Maar wat als je deze keer niet de bezoeker bent? Maar als jij degene bent die dit moet organiseren? Dat is toch wel hele andere koek? Want hoe pak je dit aan? En waarom kan het organiseren van een congres jouw bedrijf een absolute imago boost geven? In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten. 

Waarom een congres organiseren? 

Je bent al een tijdje zaalverhuur in de buurt van Eindhoven aan het bekijken. Je betrapt jezelf steeds vaker op het idee om ook zelf een congres te organiseren. Heel spannend. Maar waarom zou je hier voor kiezen? 

Er kunnen verschillende redenen zijn om een congres te organiseren. Het belangrijkste doel is om mensen bij elkaar te brengen. Er zijn echter ook andere redenen denkbaar. Bijvoorbeeld om te verkopen of ervaringen uit te wisselen. Zo zien we bijvoorbeeld in de medische wereld dat er vaak congressen worden gehouden om innovatieve behandelingen te bespreken. Het hoe en waarom achter een congres is heel persoonlijk. Dit hangt volledig samen met de doelstelling en de genodigden. 

Zet daarom voor jezelf op een rijtje wie er komt en wat het uiteindelijke doel is van het congres. Organiseer je deze om naam te maken voor jouw bedrijf? Doe je het om mensen dichter bij elkaar te brengen? Wat de reden ook moge zijn, een congres kan ongelooflijk veel voordelen hebben voor jou als persoon en het bedrijf. 

Hoe organiseer je een congres? 

Bij het organiseren van een congres is het allereerst belangrijk om de juiste locatie te vinden. Deze moet groot genoeg zijn om alle genodigden te kunnen ontvangen. Wat knusheid is niet erg, maar het is niet de bedoeling dat er nauwelijks ruimte is om te bewegen. Zoek daarnaast naar een locatie die voor iedereen gemakkelijk te bereiken is. Zowel met het openbaar vervoer als met de auto. Zo weet je ook zeker dat de ligging de opkomst niet in de weg hoeft te staan. 

Kies je voor een congreslocatie dichtbij Eindhoven? Zorg er dan voor dat de genodigden tijdig op de hoogte zijn van de locatie en de datum. Afhankelijk van het doel van het congres, is het ook goed om andere mogelijkheden te onderzoeken. Wat is er allemaal mogelijk op deze locatie om het congres nog specialer te maken? Schroom je ook niet om naar deze mogelijkheden te vragen. Er is vaak meer mogelijk dan je denkt en een goede locatie-eigenaar denkt graag met je mee.